Je vindt me ook op

De interface van de database toepassing 'Studieadviseur': registratie van gesprekken.

teaser

De interface van de database toepassing 'Studieadviseur': registratie van gesprekken.

Dit is aflevering 3 in de serie ‘Database toepassing voor studieadviseur’. In deze aflevering staat centraal waar het allemaal om gaat: het registreren van gesprekken.
De interface voor het registreren van gesprekken is het bedieningspaneel voor de volgende functies:

  • een persoon met gesprekkenoverzicht vinden direct vanuit het startscherm (openingsmenu);
  • zoeken, bladeren en gesprek vinden in gesprekkenkaarten;
  • een gesprek vastleggen: werken met het gesprekkenoverzicht (plannen of achteraf invoeren);
  • details van gesprekken invoeren;
  • vervolg van gesprek registreren (te ondernemen acties, vervolgafspraak, doorverwijzing);

In aflevering 1 gingen we in op het waarom van deze toepassing, en de eisen waaraan de toepassing moet voldoen:
zie bericht Studieadviseur moet veel contacten managen.
In aflevering 2 stond de interface centraal, in het bijzonder de agendafunctie:
zie bericht De interface van de database toepassing ‘Studieadviseur’: agenda-functie.

1. Een persoon selecteren vanuit het openingsmenu

Figuur 1. Openingsmenu

  • Door een persoon te selecteren uit een uitklaplijst (alfabetisch op achternaam)
  • Door een student te selecteren op studentnummer
  • Door alle gespreksformulieren te openen. Als je snel de gespeksformulieren van meerdere personen wilt zien of door de gespreksformulieren van personen wilt bladeren.
    Je kunt nog steeds direct naar het gespreksformulier van een specifieke persoon gaan door de bladwijzer te gebruiken. In de afbeelding de twee uitklaplijsten in de kop van het formulier: ‘zoek op achternaam’ en ‘zoek op studentnummer’

    Figuur 2. Gesprekkenkaart van pietje puk

  • Door het gesprekkenformulier te openen via een lijst van personen (Figuur 3).In dit formulier is ook een bladwijzer in de formulierkop ingebouwd, om direct naar een specifieke persoon in de lijst te springen.

    Om naar het gesprekkenoverzicht van de geselecteerde persoon te gaan staat links in elke rij een knopje. Als je daarop klikt open je het gesprekkenoverzicht van die persoon (Fig. 2).

    contactenlijst

    Figuur 3. Contactpersonenlijst; spring naar gesprekkenkaart van een persoon

2. Een gesprek registreren

Gesprekkenoverzicht / gesprekkenkaart

Elke persoon heeft een gesprekkenoverzicht. Je maakt een nieuw gesprek door op de onderste regel datum, tijd en onderwerp in te vullen (Figuur 4).

Figuur 4. Gesprekkenoverzicht

Zodra het nieuwe gesprek bestaat (zodra ‘onderwerp’ is ingevuld en gegevens vernieuwd zijn, via groene knopje), kun je ook de datumkiezer gebruiken. In het popup-venster met datumkiezer kies je een dag via de kalender. Je kunt in dit popup-schermpje ook de starttijd en het onderwerp van het gesprek invoeren, of wijzigen als het al was ingevuld (zie Fig. 5).

Figuur 5. Gesprekkenoverzicht met datumkiezer

Details van een gesprek

In dit scherm worden alle belangrijke gegevens van het gesprek ingevoerd. Uiteraard is ‘met wie’ al ingevuld, en normaal gesproken zullen ook het onderwerp, de datum en de starttijd al zijn ingevuld (Figuur 6a, 6b).

Figuur 6a. Detailgegevens van een gesprek

Figuur 6b. In dit geval zijn onderwerp en datum al in vorige scherm ingevuld (zie Fig. 4), de tijd nog niet

Onderdelen van de gesprek-details

  • Onderwerpen
    In de loop van een gesprek blijken vaak nog enkele andere kwesties aan de orde te komen. De knop rechts naast ieder onderwerp doet het volgende: genereert een lijst van personen en aan hen gekoppelde gesprekken waarin onderwerp 1, of 2 of 3 gelijk was aan het hier gekozen onderwerp. In studieadviseur-taal: bij wie heb ik in welke gesprekken dit onderwerp ook besproken? Wat heb ik toen gedaan?. Met één druk op de knop krijg je antwoord.

Figuur 7. Je kunt behalve het gekozen hoofdonderwerp nog twee onderwerpen toevoegen

  • Aantekeningen
    Onder de drie onderwerpen staat het grootste tekstveld. Daarin maak je aantekeningen, plakje een e-mail tekst of relevante fragmenten uit een document .
  • Actie ondernemen
    Wat je hier invult dient als reminder voor wat een studieadviseur moet doen naar aanleiding van dit gesprek. Als je het vinkje plaatst bij ‘Actie nog te doen’ dan zal de agendafunctie in het openingsmenu je attenderen op een nog uit te voeren actie. Deze functionaliteit is uitgebreid beschreven in [cref 840].
  • Doorgestuurd door
    Als de student niet op eigen initiatief contact heeft opgenomen met de studieadviseur, dan is het goed om te weten waarom en door wie hij/zij is doorgestuurd naar de studieadviseur. Want de bedoelde persoon verwacht waarschijnlijk een reactie hierover.
  • Vervolgafspraak
    Net als bij de afspraak voor het huidige gesprek kun je een pop-up schermpje oproepen om datum, tijd en onderwerp voor een vervolgafspraak te plannen (zie Figuur 8).

    Figuur 8. Popup scherm voor vastleggen van een vervolgafspraak

Alle afspraken en vervolgafspraken die in toekomst (relatief t.o.v. ‘nu’) liggen worden bijgehouden in een query en in de agenda-functie weergegeven (zie Figuur 9).

Figuur 9. Agendafunctie met notificatie van toekomstige afspraken

  • Doorverwezen
    Je kunt uit een uitklaplijst maximaal drie personen of instanties opnemen naar wie iemand is doorgestuurd.
  • Attachment
    Allerlei formaten van documenten kunnen als attachment bij dit gesprek worden gevoegd.
Je kan naar dit artikel verwijzen op sociale netwerken:
About Author

Rob le PairDocent - onderzoeker Radboud Universiteit Nijmegen; favoriete thema's op deze site: Persuasive communication, Eindhoven-Philipsdorp, WordPress-design, gebruik van sociale media, running experiences, gardening.View all posts by Rob le Pair →

Leave a Reply